Udbuds- og indkøbspolitik for FynBus

Formål

Udbuds- og indkøbspolitikken har til formål at fastlægge de overordnede retningslinjer for indkøb i FynBus samt at sikre, at lovgivningen på området overholdes.

For at sikre den bedst mulige opgaveløsning vil der være fokus på, at hvert udbud betragtes som en unik opgave, og at der ud fra et konkurrencehensyn søges opnået:

• den bedst mulige pris, 
• et konstruktivt og dynamisk samarbejde med leverandørerne,
• at produkter, serviceydelser og lignende fremstilles på en etisk forsvarlig måde,
• en miljømæssig og bæredygtig udvikling ved planlægningen af indkøb og
• det bedst mulige arbejdsmiljø samt løn og ansættelsesvilkår hos leverandørens medarbejdere. 

FynBus vil løbende udarbejde en samlet udbudsplan indeholdende en oversigt over samtlige udbud af bus og flexkørsel over en årrække. Udbudsplanen vil være tilgængelig på FynBus’ hjemmeside.

Gældende lovgivning og principper

Alle indkøb af varer og tjenesteydelser skal ske i henhold til gældende lovgivning.

Det betyder, at alle indkøb med en samlet kontraktværdi over udbudslovens og forsyningsvirksomhedsdirektivets tærskelværdier, konkurrenceudsættes efter reglerne heri.

Konkurrenceudsætning af indkøb med en kontraktværdi under tærskelværdierne vil ske via annoncering eller tilbudsindhentning blandt minimum 3 tilbudsgivere.

Særligt om udbud af bus- og flexkørsel

Kommunerne og Region Syddanmark involveres undervejs i udbudsprocessen i forhold følgende beslutningstemaer:

Udbud af buskørsel

• Ønsker til fx kørselsomfang, kørselsmateriel, drivmiddel, kontraktlængde og serviceniveau. 
• Afgørelse af udbuddet i forhold til budgetoverholdelse 

Udbud af Flexkørsel

• Tilrettelæggelse af rammer for udbud ift. kørselsomfang og serviceniveau

Udbud af specialkørsel

• Tilrettelæggelse af rammer for udbuddet, så ønsker til kørselsomfang, kørselsmateriel, drivmiddel, kontraktlængde og serviceniveau bliver synliggjort 
• Afgørelse af udbuddet i forhold til budgetoverholdelse 

FynBus' bestyrelse træffer beslutning om: 

• De overordnede rammer og principper for udbud af buskørsel. 

FynBus' bestyrelse orienteres om: 

• Tildeling af kontrakt 

FynBus foretager altid tilbudsevaluering og udpeger på den baggrund vinderen af udbuddet. 

Udbudsprocessen 

I det følgende gennemgås processen ved udbud i FynBus.

Udbudsform

FynBus kan anvende forskellige udbudsformer: 

• Offentligt udbud
• Begrænset udbud
• Udbud med forhandling

Ved ”offentligt udbud” kan alle interesseret afgive tilbud på den udbudte kørsel.

Et ”begrænset udbud” er kendetegnet ved, at udbudsproceduren er opdelt i to faser. En ansøgningsfase og en tilbudsfase. Alle interesserede kan deltage i ansøgningsfasen, men kun de tilbudsgivere, der modtager en opfordring til at afgive tilbud, kan afgive tilbud. FynBus kan begrænse antallet af tilbudsgivere.

Et ”Udbud med forhandling” er en fleksibel udbudsform. Udbuddet gennemføres som et begrænset udbud, hvor alle interesserede kan deltage i ansøgningsfasen, men kun de tilbudsgivere, der modtager en opfordring til at afgive tilbud, kan afgive tilbud. På baggrund af et indledende tilbud, har FynBus mulighed for, at gennemføre forhandlinger eller drøftelser med tilbudsgiverne med henblik på at forbedre indholdet af tilbuddet.

Afhængigt af arten af den udbudte kørsel træffer FynBus beslutning om hvilken udbudsform, der vurderes mest hensigtsmæssig at anvende.

Tildelingskriterium 

FynBus anvender tildelingskriterierne: 

• Pris
• Det bedste forhold mellem pris og kvalitet

Valg af tildelingskriterium afhænger af indholdet af den udbudte opgave.

Når tildelingskriteriet ”pris” anvendes, konkurreres der udelukkende på pris. Der vil i udbudsmaterialet og kontrakten være fastsat specifikke krav til fx arbejdsmiljø, miljø og samarbejde.

Hvis tildelingskriteriet ”Det bedste forhold mellem pris og kvalitet” anvendes, skal entreprenørerne konkurrere på forhold udover den tilbudte pris. Disse forhold kan variere fra udbud til udbud, men kan fx være kvalitative kriterier, miljømæssige kriterier, sociale aspekter eller lignende.

Entrepriseopdeling

FynBus vil ved hvert udbud overveje den mest hensigtsmæssige entrepriseopdeling.

Overvejelserne vil bl.a. omfatte både store og mindre tilbudsgiveres muligheder for at byde på opgaven.

Afhængig af fx omfanget af den udbudte opgave, forventninger til markedssituationen, udbuddets kompleksitet mv. vil der i nogle udbud være mulighed for at byde på dele af den udbudte opgave, mens der i andre udbud alene vil være mulighed for at byde på den samlede opgave.

Udbudsmaterialet

Udarbejdelse af krav til fx kørselsomfang, og serviceniveau sker i samarbejde med kommuner og region.

I udbudsmaterialet fastlægges bl.a.:

• Beskrivelse af den udbudte opgave
• Omfang
• Krav til materiel
• Krav til kvalitet og service
• Krav til samarbejde i kontraktperioden

FynBus tilstræber at sikre fleksibilitet i udbudsmaterialet, så nødvendige ændringer i kontraktperioden af fx kørselsomfang, kan reguleres hensigtsmæssigt, med hensyntagen til økonomien.

I alle udbud vil der i stigende grad blive benyttet funktionskrav. Når det vurderes hensigtsmæssigt, vil entreprenører eller andre eksperter bliver hørt via markedsdialog. Det kan fx være ift. viden om drivmidler, kapacitet og opbygning af vogne.

Kontraktlængde

FynBus vil ved ethvert udbud overveje den hensigtsmæssige kontraktlængde.

Den hensigtsmæssige kontraktlængde bestemmes af en række faktorer, herunder forventede investeringer, eventuelle overvejelser om væsentlige ændringer i trafikplan, markedssituationen mv.

Indkøb under tærskelværdien

Konkurrenceudsætning af indkøb med en kontraktværdi under tærskelværdierne vil ske via annoncering, hvis kontrakten har en klar grænseoverskridende interesse.

Hvis indkøbet ikke har en klar grænseoverskridende interesse, vil konkurrenceudsætningen ske ved tilbudsindhentning blandt minimum 3 tilbudsgivere.

FynBus vil i forbindelse med tilbudsindhentningen altid sikre, at gældende forvaltningsretlige og konkurrenceretlige principper bliver overholdt, herunder:

• Ligebehandling, hvilket betyder, at alle tilbudsgivere behandles ens, for at sikre fri konkurrence.
• Gennemsigtighed, hvilket betyder, at konkurrenceudsætningen sker på en sådan måde, at tilbudsgivere kan gennemskue det reelle indhold i opgaven.
• Proportionalitet, hvilket betyder, at FynBus ikke opstiller krav til en leverandør, som går ud over det, der er nødvendigt og passende i forhold til det fastsatte mål.
• Forbud mod diskrimination, hvilket betyder, at udenlandske og danske virksomheder gives samme muligheder for at deltage i udbudsforretninger og udføre opgaver for FynBus.